Projectmanagement


Stultiens Project & Management voert project management opdrachten uit en levert adviesdiensten op het gebied van project management, zowel in Nederland Europa als in Zuidoost Azie. Project management opdrachten, adviezen en project management diensten zoals;
• Project management / project managers – inzet bij
– bouw- en investeringsprojecten (capex)
– commercieel- en veranderingsmanagement projecten
– strategische bedrijfs- en implementatie project management
– management van de betrokkenheid van belanghebbenden (Engels term: stakeholder management) – onderzoek en innovatieve projecten
– facility management zoals o.m. bedrijfsinrichting, beheer, onderhoud, informatie technologie ect.
• Project management teams
– samentellen van een project team: manager, assistent manager, administratie en controle, kwaliteit – HES (gezondheid, omgeving en veiligheid), inkoop – contracten – inbedrijfstelling, bouwplaats leiding en toezicht, projectondersteuning
• Programma management / programma managers
– Risicobeperking en kostenoptimalisatie voor een reeks van activiteiten / projecten
• Proces management / proces managers
– implementatie, verbetering
• Project audits
– tweede of onafhankelijke mening, verificatie, interne en project ontwikkelingen, risico audit, conformiteit verplichtingen (Engelse term: compliance-based) audit, bepaling status van project in uitvoering, signaleren van (grote) afwijkingen of eind conclusie bij het sluiten van een project
• Projectplannen
– het organiseren van projectinitiatieven en het opstellen van projectplannen
• Post-project beoordeling
– leer moment, ervaring opbouwen “best practise, lessons learned”
• Projectgeschillen en claims
– projectherstel, bemiddeling om te komen tot een zakelijke oplossing en minimaliseren van kosten.

Project management concept en definitie
Projectmanagement is het proces en activiteiten van het voorbereiden, regelen, motiveren, het inzetten en beheren van middelen (geld, capaciteit, kunde, equipment etc.), procedures en methoden om specifieke doelen te bereiken in taakstellend management verzoek en de geplande dagelijkse uitdaging hiervan. Een project is een korte of middellange termijn activiteit om een product, service of resultaat te creëren met een gedefinieerd begin en einde (vaak met opgelegde leververplichtingen, beperkt door (financiele) toegekende middelen en meestal ook met een tijdsbeperking) die worden uitgevoerd om een specifieke doel met meetbare doelstellingen, meestal om een zekere waarde te creëren. De korte levensduur van projecten staat in tegenstelling tot de normale routine operaties (gebruikelijke activiteiten), die zich herhalen, de (semi)-permanente praktische taken om producten en/of diensten te genereren. In uitvoering is ook de administratie van deze 2 systemen erg verschillend. Ook vereist projectmanagement een onderscheidende managementvaardigheden en een projectmanagementbenadering.

De belangrijkste provocatie van projectmanagement is het realiseren van alle opgedragen doelen en doelstellingen van het project, waarbij rekening wordt gehouden met de vooropgestelde beperkingen van de omvang, reikwijdte en de toegewezen middelen van de opdracht en de opgelegde taken met betrekking tot; tijd, kwaliteit en financieel budget. Ten tweede, in projectmanagement is er de eeuwige uitdaging om de toewijzing en gebruik van middelen te optimaliseren en te verenigen om te voldoen aan vooraf gedefinieerde doelstellingen.

Een project is een unieke combinatie van activiteiten die betrekking hebben op:
• een concreet en bepaald resultaat dat moet worden geleverd,
• het creëren van dit resultaat heeft een zekere mate van onzekerheid en risico,
• realisatie vindt eenmalig, in een niet-routine en niet-geïmproviseerd proces plaats,
• de taak heeft een hoge mate van complexiteit,
• het resultaat moet worden gerealiseerd op of binnen een vooraf bepaalde tijd,
• de beschikbare middelen (tijd, geld, mensen, equipment) zijn schaars en zijn specifiek toegewezen aan het project,
• de organisatie wordt voornamelijk gekenmerkt als een multidisciplinaire samenwerking,
• het dagelijks operationeel management wordt gedaan door een hiervoor aangesteld projectmanager,
• deze projectleider is verantwoordelijk voor de realisatie van het afgesproken resultaat,
• terwijl de opdrachtgever of een stuurgroep verantwoordelijk is voor het eindresultaat.

Project management, programma management & proces management
Aangezien projectmanagement vaak wordt genoemd en direct verband houdt met programmabeheer en procesbeheer, zullen we deze methodes kort uitleggen.
• Project management
Een gefaseerde en gestructureerde uitvoering van een set gerelateerde activiteiten met als doel een specifiek resultaat te bereiken, waarvoor een multidisciplinaire samenwerking nodig is.
• Programma management
Voor een gedefinieerde tijd, het prestatiebeheer van een breed scala van diverse activiteiten en projecten die een zekere samenhang hebben, om deze te leiden tot een vooraf gedefinieerd doel met de bijbehorende subdoelen; voornamelijk algemene risicobeperking en kostenoptimalisatie.
• Proces management
Het uitvoeren van een reeks onderling gerelateerde en interactieve activiteiten waarbij actoren met verschillende interesses betrokken zijn, worden samengevoegd met het doel om een (vaak abstract) team of gezamenlijk doel te behalen.

Projectfasering en controle
Projectmanagement kent een gestructureerd fasering en controlesysteem van de activiteiten en processen.

Fasering
Door een project op te delen in tijd gesplitste secties met voor elk fase een resultaat als de gedefinieerde uitkomst (Engelse term: milestones), kan een project nauwkeuriger en gedetailleerd wordt gepland en gemonitord. Aan het einde van elke fase kan de opdrachtgever of stuurgroep beslissen om voort te gaan en kunnen de criteria worden bijgesteld. Projectmatig werken is fase- en beslissingsmijlpalen toetsen op tussentijdse en beoogde (eind)-resultaat (en) en verwachtingen.

Project administratie & controlling
Projecten dienen te starten met opgelegde eisen, met name voor de aspecten tijd, geld en kwaliteit. Daarnaast moet een aantal andere aspecten zoals organisatie, informatie en stakeholder management niet vergeten worden. Naast bestaande capaciteit en expertise in het beheersen, zijn risicomanagement en risico inperkend maatregelen van groot belang.
• Tijd
Elk project moet een tijdsschema hebben met mijlpalen en de voortgang moet worden bewaakt en gecontroleerd.
• Geld
Calculaties moeten betrouwbaar zijn, budgetten eenduidig en kostenbeheersing en accurate voorspelling zijn vereist.
• Kwaliteit
Eisen en voorschriften dienen vooraf bekend te zijn, fase- en eindresultaten moeten hiertegen worden getest.
• Organisatie
Methoden, rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden inclusief een raadplegings-structuur moeten voldoende en operationeel zijn.
• Informatie
Omvat documentbeheer, wijziging en afwijking registratie en toegankelijkheid en verspreiding, en ook rapportage en verslaglegging.
• Stakeholder management
Betrekken en informeren van belanghebbenden, diverse partijen, naast de interne organisatie alle andere (belangrijke) belanghebbenden, zoals o.m.: de omgeving (vaak bewoners), overheid, markt, leveranciers, ter voorkoming van politieke, milieu en juridische problemen.

Werken in een project management organisatie
Het werken in een project kan complex zijn, vooral als de (normale) lijnorganisatie tijdelijk en/of deeltijds werkzaamheden deelt in een project en dat men daarnaast ook verschillende leidinggevenden heeft in de verschillende rollen van operationeel, functioneel, beheer-management. Dit naast mogelijk een hiërarchische baas die formeel verantwoordelijk is voor werving, ontwikkeling, promotie en ontslag van de werknemers.

Soms worden deze rollen samengevoegd, maar dit hangt vooral af van het bedrijfsbeleid en de gekozen organisatie van het project in relatie tot de bestaande organisatie.
Operationeel leidinggevende – In principe is dit de projectmanager en als operationeel manager verantwoordelijk voor de inhoud van het project en het realiseren van het projectresultaat.
Functionele leidinggevende – de professionele baas is verantwoordelijk voor een bekwame kwaliteit van processen en middelen. Voor de verschillende disciplines zijn er meerdere functionele leidinggevenden actief.
Administratief toezichthouder – Voor de volledigheid vermelden wij ook de administratiebegeleider. Als onderdeel van de lijnorganisatie is deze manager verantwoordelijk voor het leveren van arbeidskrachten en andere middelen: het evenwicht tussen eigen mensen en ingehuurden (flexibiliteit, werklast) en het leveren van capaciteit met de juiste competenties. Normaal gesproken in een lijnorganisatie wordt deze taak uitgevoerd door de functionele leidinggevende, maar ook een projectmanager kan de administratieve begeleider zijn indien het projectteam bestaat uit fulltime medewerkers. De administratieve toezichthouder werkt nauw samen met stafafdeling personeelszaken/PO.

Project management organisatie
Er zijn drie basisstructuren voor een projectorganisatie
• Projectmatrix
De operationele en functionele verantwoordelijkheid is verdeeld, de projectmanager is de operationele leidinggevende en moet met de lijn afstemmen. Voor het verkrijgen van medewerkers en capaciteit, met de functionele (en meestal hiërarchische) manager van zijn medewerkers. Door het aanwijzen van een stuurgroep is het mogelijk om de overdracht van informatie te verbeteren, de middelen doeltreffend te benutten en interne conflicten te voorkomen. Een blijvend nadeel is altijd tegenstrijdig (departementale) belangen en het verenigen en stellen van prioriteren van de taken (vooral als werknemers meerdere projecten dienen te dienen).
• Onafhankelijke projectstructuur
Hier is de projectmanager (directeur) de functionele en hiërarchische manager. Deze structuur wordt in het algemeen gekozen voor grotere projecten, zoals in consortia en heeft vaak een zelfstandige juridische identiteit. Voordeel is een duidelijk management en bestuur, eenvoudige besluitvormingsprocessen en team loyaliteit. Dit in tegenstelling tot sommige nadelen als verlies van deskundigheid, acceptatie van de moederorganisaties, mogelijke arbeidsonzekerheid (bij beëindiging van het project)
• Projectcoördinatie
Het project wordt in principe uitgevoerd in de bestaande lijnorganisatie en de projectmanager is eigenlijk de coördinator met de directeur als opdrachtgever. Nadelen van deze structuur zijn het ontbreken van een project eindverantwoordelijkheid, het risico tot sub-optimalisatie door de afdelingen en een gebrek aan horizontale communicatie en projectafstemming.

Project management proces
Projectmanagementprocedures kan in 5 fasen worden opgesplitst;
• Initiëren
• Plannen
• Uitvoeren
• Bewaken
• Afsluiten
Houd er rekening mee dat in bepaalde projectomgevingen, die bijvoorbeeld belangrijk onderzoek of proefondervindelijk elementen omvatten, er bovendien beslissingspunten zullen toevoegen (stop of doorgaan beslissingen) waarbij de voortzetting van het project geëvalueerd en vervolgplannen nader bepaald wordt.

Projectmanagement fase: Initiëren
Bepaalt de aard en de reikwijdte van het project, zoals
• het analyseren van de zakelijke behoeften / eisen in meetbare doelen
• vaststellen van de onderliggende doelstellingen, de principes en de voorwaarden
• de verwachtingen van de klant/opdrachtgever vastleggen (aanstellen van interne sponsor, stuurgroep)
• beoordelen van de (huidige) beschikbare operationele organisatie (SWOT analyse)
• financiële analyse van de kosten en baten inclusief een budget
• stakeholderanalyse, beschikbaar sleutel functionarissen voor het project en gebruikers
• project start document inclusief kosten, tijdschema’s, kritieke mijlpalen / taken en gespecificeerde (deel) leveringen.
Tijdens he plannen van het project, in de projectontwikkeling, moeten de eisen, doelstellingen, principes en voorwaarden stevig en helder geformuleerd worden en kunnen deze in de uitvoering worden aangepast naar nieuwe inzichten en doelstellingen.

Projectmanagement fase: Plannen
Na de initiërende aanvangsfase, zal in de plan/projectontwikkeling fase, het project op een passend niveau worden gespecificeerd naar de hoofddoelstelling tijd, kosten en middelen, om de benodigde werkzaamheden effectief en efficiënt in opdracht te kunnen geven en om risico’s te kunnen mitigeren. Projectplannen bevatten typisch de volgende aspecten;
• bepalen het detailniveau van opdracht(en), aanvullende specificaties en herzien en actualiseren van het projectplan
• vorming van plan/projectontwikkeling team
• lever specificaties opstellen en vaststellen van de structuur voor opsplitsing werktaken (work breakdown structure: WBS)
• Identificeer de volgorde en afhankelijkheden en kritieke factoren van de structuur voor opsplitsing werktaken (WBS)
• definiëren en er en calculeren van de activiteiten, op kosten, tijd en kwaliteit
• vaststellen van de tijdsplanning
• vaststellen van de kostenbegroting
• risicoanalyses en mitigerende maatregelen
• definiëren vereiste kwaliteiten, middelen en projectteamleden
• beschrijving organisatie- en overlegstructuur zoals o.m. opdrachtgever (sponsor), verantwoordelijkheden en bevoegdheid, rapportage wijze en projectmanagementmethode
• bepalen en vastleggen van het beheer van de reikwijdte en projectbasis (scope & baseline), eisen, planning, financiering, middelen, kwaliteit, gezondheidszorg-veiligheid-milieu (HSE), risico, inkoop en contracten, communicatie, belanghebbenden (stakeholders), wijzigingen en overdracht (oplevering en project afsluiten)
• verkrijgen van de formele goedkeuring van het projectplan

Voor aanvullende procedures, zoals communicatie, opdrachtomvang, rollen en verantwoordelijkheden, contract- en risicobeheer, worden gebruikelijk afzonderlijke kick-off vergaderingen georganiseerd, om alle betrokken teamleden middels een evaluerende beoordeling van taken, gedetailleerd te informeren.

Projectmanagement fase: Uitvoeren
Uitvoeren bevat de procedures die worden gebruikt om het werk dat in het projectplan is gespecificeerd te voltooien en om het projectdoel te bereiken.

• Verkrijgen en opzetten, ontwikkelen en managen van projectteam
Dit is project human resource management met beslissende uitkomsten aangaande:
– verkrijgen van project teamleden; De voorbereiding van de uitvoeringsfase omvat het aanstellen van medewerkers en het creëren van middelenplannen door intern onderhandelingen en het inhuren van externen
– ontwikkelen van het project team; bestaat o.m. uit het stellen van doelstellingen gekoppeld aan taken en aanverwante personele taken, zoals training, begeleiding en team-building voor teamontwikkeling.
– managen van het project team; bevat naast actualiseren van projectmanagementplan en tijdschema’s, vele andere projectdocumenten. Ook functioneringsgesprek ken, evaluatie van de taakprestatie en geschillenbeslechting maken deel uit van deze procedure.

• Projectleiding en projectmatig werken
Het leiden en beheren van het project; uitkomsten van dit proces zijn leveringen, werkprestatiegegevens en veranderingsverzoeken. Het gaat om het leiden van het projectteam, het besturen van de verschillende taken en opdrachten, coördinatie en follow-up, bewaken voortgang en het uitvoeren van statusbijeenkomsten. Andere activiteiten in dit project management proces omvatten het beheren van risico’s, het uitvoeren van activiteiten om projectdoelstellingen te bereiken, toezicht en controle op leveranciers en (onder-)aannemers. etc.

• Kwaliteitsborging
Projectkwaliteitsbeheersing houdt in dat de kwaliteitsbehoeften en kwaliteitscontrolemetingen nadrukkelijk worden gecontroleerd en voldoen aan de gestelde project eisen. Sommige activiteiten zijn; kwaliteitsnormen en operationeel protocol, inbedrijfstelling en testen, acceptatie van leveringen en (gedeeltelijke) afronding (klantoverdracht), veranderingsverzoeken en actualisatie van het project kwaliteitsplan en kwalificatie projectdocumenten.

• Inkoop-, aanbestedings- en contractmanagement
Project inkoop management; Belangrijke inkoop activiteiten in projecten zijn het selecteren van leveranciers en (onder-)aannemers, toekenning van contracten, contract en relatiebeheer, wijzigingen/meer- en minderwerk, afname en toekennen van betalingen. Veelal zijn er onderliggende dan wel regulier geldende procedures voor make-or-buy-beslissing, leveranciers selectiecriteria, aanbestedingsprocedures, (juridische) leveringsvoorwaarden, contractvariaties en wijzigingen beleid, etc.

• Beheer van belanghebbenden (stakeholder management)
Project stakeholder management is uitgegroeid tot een belangrijke activiteit in de uitvoering van projectmanagement. Belanghebbenden zijn onder meer leveranciers, toekomstige gebruikers, vergunningverleners, omwonenden, overheden etc. Het houdt in het beheren van belangenbehoeften, belanghebbenden eisen, en het bijwonen van problemen in de levenscyclus van het project. Het omvat ook het beheer van een probleemlogboek en wijziging van de eisen van belanghebbenden.

• Monitoring en controle
Projectcontrole moet worden ingeregeld om projecten op het juiste spoor, op tijd en binnen budget te houden. Projectcontrole begint al in het vroege stadium van het initiëren van een project en eindigt wanneer het project volledig is afgesloten (na de geleerde lessen – na-uitvoering evaluatie), met een uitgebreide betrokkenheid in elke stap in het proces. Elk project zou een behoorlijk niveau van controle moeten hebben; een evenwicht tussen kosten en tijdbesteding maar voldoende inzicht en risico afdekking.

Hierbij moet projectcontrole een onafhankelijke functie in projectmanagement hebben, een controlerende en verifiërende functie gedurende een project om de gedefinieerde prestatie, formele doelstellingen en actuele status actief te bewaken en te verbreiden. Monitoring en controle bevat die processen die uitgevoerd worden om projectvoortgang, status en risico’s waar te nemen, zodat prospectieve problemen op een snelle manier kunnen worden geïdentificeerd en corrigerende activiteiten kunnen worden genomen om de uitvoering van het project te beheersen. De kern en essentieel voordeel is dat de prestatie van het project wordt behouden en de optredende verschillen ten opzichte van het projectmanagementplan tijdig worden geïdentificeerd.

De taken van de projectcontrole zijn voorts:
• rapportage van projectstatus en belangrijke prestatie-indicatoren
• monitoring lopende projectactiviteiten en projectvariabelen (tegen plan en basislijn)
• actualiseren van de projectprestatie basislijn (kosten budget)
• prognose van project kosten bij voltooiing (costs at completion), effecten van mogelijk optredende risico’s en treffen van voorzieningen of opbrengsten
• mede ondernemen van corrigerende maatregelen om de problemen en risico’s op de juiste wijze aan te pakken
• controle van contracten, verplichtingen en mede accorderen van betalingen
• controle op wijzigingen, (mede-)toestemmen in kapitale verandering voor uitvoering
• financiële project boekhouding, zoals rekeningen, debiteuren en project cash management
• alle benodigde en gevraagde projectinformatie beheren en ter beschikking kunnen stellen
• doorvoeren van administratieve correcties
• toezien op projectvoorschriften
• een project administratie opzetten en voeren met een geschikte projectstructuur en project workflow organisatie om projectcontrole en governance te realiseren

Projectbeheer en -administratie moeten de grootste deel van hun aandacht besteden aan risicomanagement, probleemoplossing, financiele projecties (voorspelling) en veranderingsbeheer. Aangaande de laatste; wijzigingen, meer en minderwerk moet men erop toezien dat dit met waarborg, effectief, snel en accuraat door het projectmanagementteam gebeurd.

• Wijzigingen registratie
Wijzigingen registratie – met de goedkeuring van de opdrachtgever over de financiële zaken en andere voorwaarden – is een zeer belangrijke taak in contract management. Dit geldt natuurlijk ook voor de contractvoorziening aangaande de leveranciers / aannemers en verwerking van “As Build” documentatiegegevens.

Wanneer wijzigingen of aanpassingen aan het project worden voorgelegd, moet de levensvatbaarheid, voorlopige doelstellingen en doelstellingen van het project opnieuw worden beoordeeld. Wanneer de wijzigingen accumuleren, kan het geprojecteerde resultaat het oorspronkelijke budget en de planning van het project mogelijk niet meer rechtvaardigen. Effectieve projectcontrole bepaalt herziende stuurinformatie, geactualiseerde (toegekende) budgetten en (geaccepteerde) tijdsplanningen om de voortgang actief te kunnen controleren tegen deze actuele base-line.

• Project management controlesystemen & extra toezicht (audits)
In project management zijn adequate controlesystemen vereist voor het monitoren van risico’s, kosten, kwaliteit, tijd, wisselwerking en afhankelijkheid van werkzaamheden, wijzigingen, inkoop en personeel. Daarnaast moet project controle (en accountants) bewust zijn dat hun taken bepalend zijn voor financiele verklaringen, daar deze geschied op basis van de betrouwbaarheid van de gegevens en de omvang, kwaliteit en frequentie van de diverse projectcontroles.

Voor extra toezicht, controle en interne ontwikkeling, kunnen projecten door externe consultants en/of accountants worden gecontroleerd. Dit kunnen zowel projecten zijn die reeds afgesloten zijn of van project in uitvoering, indien er bijvoorbeeld grote afwijkingen optreden. Officiële audits zijn meestal risico’s of compliance-based en het management zal immer de doelstellingen van een dergelijke audits ondersteunen. Een evaluatie kan ook een beoordeling bevatten van de geautoriseerde projectadministratieprocedures; of aan deze procedures wordt voldaan, dan wel enige adviezen voor verbetering.

Projectmanagement fase: Afsluiten
De sluiting bestaat uit de officiële acceptatie van het project door de opdrachtgever en het sluiten van alle uitvoering en administratieve taken, inclusief het archiveren van de gegevens en bestanden, alsmede het documenteren van een eind evaluatie de geleerde lessen (lessons learned).

Project management diensten en expertise
Stultiens Project & Management, project management diensten
• Nederland / Europa en Thailand / Zuidoost Azie
• Project management sectoren
– bouw- en investeringsprojecten (capex)
– commercieel- en veranderingsmanagement projecten
– strategische bedrijfs- en implementatie project management
– management van de betrokkenheid van belanghebbenden (Engels term: stakeholder management)
– onderzoek en innovatieve projecten
– facility project management
• Project management teams
• Programma management / programma managers
• Proces management / proces managers
• Project audits
• Projectplannen
• Post-project beoordeling
• Projectgeschillen en claims